Diseño de Espacios de Trabajo con COVID-19

Una oficina es un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo local. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con muchas personas que trabajan en el mismo espacio.

Cada organización espacial de la oficina tiene sus ventajas y desventajas. Cuando cada trabajador tiene su propio espacio, se mejora la comodidad (y, por lo tanto, la motivación y la productividad) y se reducen las conversaciones entre los trabajadores, lo que permite evitar la pérdida de tiempo. En el aspecto negativo, cuando el trabajador se encuentra aislado, es probable que se disperse con mayor facilidad y que, en lugar de trabajar, se dedique a navegar por Internet u otras actividades ociosas.

1.      ¿Serán obsoletas las oficinas tradicionales?

Con la presencia del COVID-19 la pandemia, todos nos hemos dado cuenta de que las oficinas tradicionales ya no son tan primordiales como creíamos. Por la pandemia hemos tenido que adaptarnos y aprender a trabajar desde casa. Las oficinas tradicionales tienen una serie de desventajas que afectan considerablemente un porciento del rendimiento de cada empleado.

Para quienes trabajan en oficinas convencionales, saben que cada día deben cumplir con un horario establecido en el que puedan desempeñar las labores para las cuales fueron contratados, que por lo regular llega a variar entre ocho y diez horas sin contar el tiempo de traslado, lo que hace que estas personas no puedan tener un equilibrio entre su vida personal y la laboral, ya que prácticamente deben pasar todo el día en la oficina. Cuando se cuenta trabaja de manera virtual esto no sucede porque la mayoría del tiempo los empleados pueden trabajar desde su casa o cualquier lugar en el que se encuentren y solo dirigirse a las oficinas virtuales DF cuando sea necesario.

“Hoy hay más de 2 millones de coworkers en el mundo y más de 9.450 oficinas compartidas en 158 ciudades del planeta. Los pronósticos hablan de que en cinco años más del 80% del trabajo mundial será desarrollado en lugares no tradicionales como oficinas compartidas, hoteles, casas, cafés, restaurantes, oficinas de clientes y proveedores”, asegura Luisa Fernanda Gonzáles, Gerente Comercial de Office To Go y reconocida experta en coworking.

Según los expertos este cambio va a ritmo acelerado por cinco fuertes razones. Logra reducir los costos fijos, mejora la productividad del equipo, elimina el riesgo de hacer grandes inversiones inmobiliarias, facilita la apertura de nuevos negocios entre quienes comparten el espacio y permite disfrutar de modelos y entornos flexibles esta última muy importante para la nueva fuerza laboral sean millennials o centennials.

2.      ¿Cómo preparar el espacio en la casa?

·         Escoge un lugar aislado

Se recomienda establecer tu espacio de trabajo lo mas lejos posible de las áreas sociales de tu casa, como lo es la sala, cocina, comedor etc. Si no estás escuchando conversaciones o viendo cómo las demás llevan a cabo sus actividades, trabajarás mejor.

·         Coloca paredes y/o puertas para eliminar las distracciones

Es importante que este espacio de trabajo esté aislado de sonido, ya que el ruido nos desconcentra y nos hace perder tiempo y perder el enfoque.

·         Utiliza audífonos

Es cierto que la música te ayudará más que el sonido de la televisión mientras trabajas, pero definitivamente el sonido ambiental es el que más te puede ayudar si lo que quieres es dar tu máximo. Intenta descargar música con sonidos “naturales”, eso te ayudará.

·         Aprovecha el sol

La iluminación es un factor muy importante y mas si es luz natural. La luz del sol mantiene los ritmos circadianos en sintonía con tu locación geográfica. Cuando tus ritmos no están bien, tu desempeño mental es mucho menor, las heridas sanan más lento y esto puede hacer que caigas en un estado físico mental lamentable.

·         Reduce tus distracciones con ventanas altas

Si no hay manera de llevar a cabo esto, puedes hacer uso de cortinas pesadas para bloquear cualquier cosa que pueda distraerte, y a la vez dejar entrar un poco de sol.

·         Reduce la complejidad visual:

No es muy recomendable que tu espacio de trabajo tenga muchas decoraciones o esté muy cargado de objetos que te puedan desconcentrar, sé simple.

3.      Funcionaria algún formato hibrido: ¿casa y oficina?

Las oficinas convencionales funcionan, pero no saca el máximo rendimiento a una persona, pero trabajar en casa nos hace distraernos fácil y no dar nuestro 100%, pero si hacemos un hibrido que combine la comodidad de la casa y la concentración de una oficina tendríamos un espacio de trabajo casi perfecto que nos permitiría dar nuestro 99% de rendimiento.

4.      Diseñe un esquema de espacios de trabajos

5.      ¿Cuáles son sus recomendaciones para los empleadores y los empleados?

Utilizar los espacios híbridos ya que son muy recomendables y los costos son bajos, los empleados se sienten cómodos y al mismo tiempo con inspiración para hacer las cosas ya que en una oficina corriente todo se siente cuadrado y sin inspiración. Los empleadores deben pensar en la comodidad y rendimiento de sus empleados, con los espacios hibrido puede hacer que sus empleados sean mas eficientes y con ganas de trabajar.

6.      Como visualiza el futro a

·         Corto plazo (6 a 12 meses)

Todavía el COVID-19 seguirá por las calles, pero todo el mundo estará bien protegido y se seguirán las clases y trabajos virtuales.

·         Mediano plazo (12 a 24 meses)

A mediano plazo ya el COVID-19 ira desapareciendo y todos volverán a las calles para continuar con la vida cotidiana y se empezará a implementar los espacios híbridos.

·         Largo plazo (25 meses +)

A largo plazo ya todo estará en la normalidad y los espacios de trabajo híbrido serán muy comunes debido a su cantidad de ventajas que tiene y que gracias a la pandemia nos hemos dado cuenta que casi todo se puede hacer virtual con facilidad y desempeño.